كيفية إعداد تحية البريد الصوتي للأعمال

لماذا تعتبر تحية البريد الصوتي مهمة لعملك؟

أكثر من 88٪ من عمليات البحث المحلية على الأجهزة المحمولة تنتهي بمكالمة هاتفية. يعود الفضل بشكل أساسي إلى النقر الأنيق لأزرار الاتصال التي تظهر في نتائج البحث المحلي من Google.

بالنسبة للعديد من الشركات الصغيرة ، قد لا يكون من الممكن الرد على جميع المكالمات على الفور. في بعض الأحيان ، قد يتصل العملاء بعد ساعات العمل ، وقد تكون مشغولاً أو لا يتوفر لديك موظفون في ذلك الوقت.

هذا هو المكان الذي يأتي فيه تحية البريد الصوتي الخاص بك.

بالنسبة للعديد من العملاء ، سيكون هذا هو أول اتصال لهم بعملك. قد يؤدي عدم إعداد تحية البريد الصوتي إلى فقدان أحد العملاء أمام منافسك.

من ناحية أخرى ، قد يؤدي عدم تلقي تحية البريد الصوتي بشكل صحيح إلى عواقب وخيمة. يمكن للعملاء إنهاء المكالمة أو عدم المتابعة أو التواصل مع منافسيك.

ومع ذلك ، فلنلقِ نظرة على كيفية إعداد تحية البريد الصوتي بشكل صحيح لعملك عبر الإنترنت .

أفضل طريقة لإعداد تحية البريد الصوتي

عادة ، يستخدم أصحاب الأعمال الصغيرة رقم هاتف أرضي أو محمول لإدارة المكالمات. على الرغم من أنها قد تنجز المهمة ، إلا أنها لا تسمح لك بإدارة مكالمات العمل بشكل صحيح أو إعداد تحية بريد صوتي مؤتمت فعالة.

أفضل طريقة لإدارة مكالمات العمل هي استخدام خدمة هاتف العمل. تستخدم الكثير من الشركات الصغيرة رقم هاتف عمل افتراضي لأنه يتيح لهم إدارة مكالمات العمل بفعالية دون التضحية بخصوصياتهم.

بخلاف رقم الهاتف الأرضي أو الهاتف المحمول ، فإنه يستخدم الإنترنت لإدارة المكالمات. يُطلق على المصطلح الرسمي لهذه التقنية اسم خدمة الهاتف عبر بروتوكول الإنترنت ( VoIP) للأعمال (الصوت عبر بروتوكول الإنترنت).

يمنحك استخدام خدمة هاتف العمل المزايا التالية على الخط الأرضي والجوال.

• يمكنك تعيين ساعات عملك وتسجيل تحيات صوتية مختلفة ليتم تشغيلها بناءً على الوقت من اليوم.
• يمكنك إعداد الرد التلقائي وإضافة ملحقات لتوجيه المكالمات والسماح للمستخدمين بترك رسالة صوتية والمزيد.
• إنه يعمل على جهاز الكمبيوتر والجهاز اللوحي وهاتف المكتب وحتى على هاتفك المحمول باستخدام التطبيقات.
• يمكن لعدة مستخدمين استخدام نفس رقم الهاتف بغض النظر عن موقعهم.
• يمكنك بسهولة منح إمكانية الوصول للموظفين الجدد دون الاتصال بفني أو شراء معدات جديدة.

نوصي باستخدام Nextiva لأنه أفضل مزود خدمة هاتف للأعمال في السوق. إنها توفر مجموعة شاملة من الميزات مع لوحة تحكم وتطبيقات قائمة على الويب سهلة الاستخدام لهاتفك.

نستخدم Nextiva في أعمالنا لإدارة المكالمات لـ WPBeginner وخصائص Awesome Motive الأخرى .

إذا كنت تريد حلاً مختلفًا ، فقم بإلقاء نظرة على RingCentral . إنها خدمة هاتف عمل رائعة أخرى. أنها توفر منصة غنية بالميزات بشكل لا يصدق ، مع الكثير من الأدوات لإدارة التحيات الصوتية ، والردود التلقائية ، والرسائل الصوتية ، ونصوص المكالمات ، والمزيد.

بمجرد قيامك بإعداد خدمة هاتف العمل ، يمكنك إعداد التحيات الصوتية باستخدام إعدادات المتابعة سهلة.

أمثلة على الترحيب الصوتي للشركات

هناك بعض القواعد الأساسية التي يجب عليك اتباعها لإنشاء أكثر تحيات البريد الصوتي فعالية.

• تجنب العبارات المبتذلة مثل “مكالمتك مهمة بالنسبة لنا” حيث يتم استخدامها بشكل مفرط ولم تعد تشعر بالصدق بعد الآن.
• تأكد من أن تسجيل بريدك الصوتي يبدو وديًا وشخصيًا.
• حاول ألا تبدو وكأنك تقرأ من نص.
• إذا استطعت ، فقم بتعيين فنان صوت لمساعدتك في تسجيل تحيات البريد الصوتي. يمكنك حتى العثور على شخص ما على Fiverr.
• تأكد من أن بريدك الصوتي يوفر معلومات مهمة مثل ساعات العمل ومعلومات الاتصال.

فيما يلي بعض قوالب تحية البريد الصوتي التي يمكنك استخدامها لعملك.

أمثلة على رسائل ترحيب البريد الصوتي خارج ساعات العمل

سيتم تشغيل رسالة ترحيب البريد الصوتي هذه عندما يتصل بك العملاء بعد ساعات العمل أو خلال عطلات نهاية الأسبوع. تأكد من أن تحية البريد الصوتي هذه تُعلم المستخدمين بساعات العمل والطرق البديلة للوصول إلى خدمة العملاء أو موقع المتجر.

“مرحبًا ، لقد وصلت إلى [اسم العمل]. نحن متواجدون عبر الهاتف من [9 صباحًا] إلى [6 مساءً] [توقيت المحيط الهادي] من الاثنين إلى الجمعة. يمكنك أيضًا استخدام نموذج الاتصال على موقعنا على الويب ، [www.example.com] لترك رسالة لنا وسنعاود الاتصال بك عبر البريد الإلكتروني. إذا كنت تريد منا معاودة الاتصال بك ، فيرجى ترك اسمك ورقمك بعد ذلك مع رسالة قصيرة ، وسيقوم فريقنا بالرد عليك في أقرب وقت ممكن “.

“مرحبًا ، لقد وصلت إلى [اسم العمل]. نحن حاليا غير قادرين على الرد على مكالمتك. ساعات العمل لدينا هي [ساعات العمل] من الاثنين إلى الجمعة. يظل متجرنا في [موقع المتجر] مفتوحًا للعملاء خلال عطلات نهاية الأسبوع. يمكنك أيضًا الاتصال بنا عبر الدردشة المباشرة على موقعنا على الويب [www.example.com] [24 ساعة في اليوم 7 أيام في الأسبوع]. إذا لم يكن هذا الأمر عاجلاً ، وتريد منا أن نتصل بك ، فيرجى ترك اسمك ورقمك بعد الصفير “.

أمثلة على الترحيب بالبريد الصوتي أثناء الإجازة

يمكن تسجيل رسائل الترحيب هذه خلال العطلات.

“مرحبًا ، لقد وصلت إلى [اسم العمل]. فريقنا خارج المكتب حاليًا لقضاء الإجازات مع الأصدقاء والعائلة. سنعود إلى العمل في [اليوم والوقت]. يرجى ترك اسمك ورقمك وسنقوم بالرد عليك في أسرع وقت ممكن. [أعياد سعيدة (أو تحية مناسبة لذلك العيد)] “.

“اجازة سعيدة! فريقنا في [اسم العمل] غائب حتى [التاريخ]. إذا كنت عميلاً حاليًا ، فلا يزال بإمكانك فتح تذكرة دعم على موقعنا ، وسنحاول الرد عليك في غضون الـ 24 ساعة القادمة. يمكنك أيضًا الاتصال بنا عبر الدردشة الحية أو نموذج الاتصال على موقعنا على الويب [www.example.com]. إذا لم يكن الأمر عاجلاً ، فيمكنك ترك اسمك ورقمك بعد الصفير. سنعيد الاتصال بك باسرع وقت ممكن.”

“مرحبًا ، لقد وصلت إلى [اسم الشركة]. نحن مغلقون لـ (اسم العطلة) وسنعود إلى العمل في [التاريخ والوقت]. إذا كنت بحاجة إلى رد عاجل ، يمكنك مراسلتنا عبر البريد الإلكتروني على (عنوان_البريد الإلكتروني) سنحاول الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني في غضون 24 ساعة. يمكنك أيضًا ترك رسالة لنا وسنعاود الاتصال بك بعد العطلة (عام جديد سعيد / عطلة) “.

كما ترى ، تزود تحيات البريد الصوتي العملاء بأكبر قدر ممكن من المعلومات. تضمن هذه التحيات أيضًا معرفة العملاء بكيفية الحصول على استجابة أسرع باستخدام طرق اتصال بديلة خلال العطلات.

أمثلة على الترحيب بالبريد الصوتي البعيد / المشغول

إذا كنت مشغولًا أو بعيدًا أو تعاني من نقص في الموظفين ولا يمكنك الرد على مكالمات العملاء على الفور ، فيمكنك استخدام هذه التحيات كمثال.

“مرحبًا ، لقد وصلت إلى [اسم العمل] ، لا يمكننا الرد على مكالمتك الآن ولكننا نود الاتصال بك مرة أخرى في أسرع وقت ممكن. من فضلك اترك لنا اسمك ورقمك بعد الصفارة “.

“مرحبًا ، نحن بعيدون عن الهاتف حاليًا. إذا لم يكن الأمر عاجلاً للغاية ، فيمكنك مراسلتنا عبر البريد الإلكتروني على (عنوان البريد الإلكتروني). وإلا ، يرجى ترك اسمك ورقمك بعد سماع الصفير وسنعاود الاتصال بك على الفور “.

إذا كنت الشخص الوحيد الذي يرد على المكالمات ، فيمكنك جعلها تحية شخصية عبر البريد الصوتي.

“مرحبًا ، لقد وصلت إلى (اسمك). أنا حاليا غير قادر على الرد على الهاتف. يمكنك إرسال بريد إلكتروني إليّ إلى (عنوان البريد الإلكتروني) أو يمكنك ترك اسمك ورقمك بعد سماع صوت الصفير وسأعاود الاتصال بك في أقرب وقت ممكن “.

اختبار وتحسين تحيات البريد الصوتي الخاص بك

سبب آخر رائع لاستخدام خدمة هاتف احترافية هو أنه يمكنك تتبع جميع مكالماتك وعرض تقارير مفصلة عنها. على سبيل المثال ، هكذا تبدو صفحة تحليلات المكالمات الخاصة بـ Nextiva.

ستحتاج إلى تتبع عدد المستخدمين الذين يسمعون كل رسالة ترحيب بريد صوتي وكيف استجابوا. تعمل تحيات البريد الصوتي ذات الدرجات الأعلى للعملاء الذين يتركون رسالة بكفاءة.

رسائل البريد الصوتي التي لم يتم سماعها بالكامل تعتبر فاشلة.

نوصي بتجربة تحيات البريد الصوتي المختلفة للعثور على التوازن المثالي. يمكن أن يساعدك تحديث تحية البريد الصوتي بشكل دوري في سد فجوات الاتصال التي لم تكن تعلم بوجودها.

متابعة رسائل البريد الصوتي الخاصة بك

الآن بعد أن أعددت تحية بريد صوتي متوازنة وغنية بالمعلومات وودية ، فإن الخطوة التالية هي الأكثر أهمية.

ماذا يحدث بعد أن يترك لك العميل رسالة صوتية؟

إذا كنت تستخدم نظام هاتف عمل احترافيًا ، فستتمكن بسهولة من تتبع هذه الرسائل والرد عليها.

تأكد من أنك وموظفيك مستعدين جيدًا على قدم المساواة لمتابعة سريعة. يقطع رد الاتصال الفوري شوطًا طويلاً في تقوية العلاقات التجارية وإنهاء المبيعات.