يعد Excel أداة متعددة الاستخدامات للغاية يستخدمها اليوم العديد من المستخدمين في جميع أنحاء العالم. يمكنك استخدام Excel لحساب ضريبة القيمة المضافة على المنتجات ، والاحتفاظ بسجلات العمليات ، وإجراء عمليات حسابية بسيطة ومعقدة ، وإنشاء الرسوم البيانية ، من بين العديد من التطبيقات الأخرى. في هذا المنشور سوف نوضح لك كيفية إجراء جرد ومراقبة المخزون في Excel . استمر في القراءة وتعلم كيفية القيام بذلك.
كيفية إدراج أوراق مختلفة في Excel؟
تتمثل إحدى مزايا Microsoft Excel في أنه يمكنك الحصول على عدة أوراق تحتوي على مواضيع أو سمات مختلفة في نفس المستند ، على سبيل المثال ، في الورقة 1 ، يمكنك الحصول على نوع من العرض التقديمي أو مقدمة عن وظيفة ، في الورقة 2 قد تكون مهتمًا في امتلاك قاعدة بيانات لبعض المنتجات والعاملين وغيرهم.
بهذه الطريقة يمكنك الحصول على عدة أوراق ، في الواقع تلك التي تحتاجها لإكمال سجلاتك بشكل مرض. لكنك تعرف كيفية إضافة أو إدراج هذه الأوراق الجديدة في Excel ، حيث نوضح لك كيفية القيام بذلك. الخيار الأول هو النقر فوق الرمز “+” الذي تحصل عليه في أسفل جدول البيانات ، وبذلك ستحصل على الورقة الجديدة في المصنف.
الخيار الثاني هو من خلال لوحة المفاتيح ، بالضغط على Shift + F11 ستتمكن أيضًا من إدراج ورقة عمل جديدة في مصنف Excel الخاص بك ، لذلك لديك الآن طريقتان تسمحان لك بإضافة الأوراق الجديدة التي تحتاجها.
ماذا يجب أن يحتوي جدول الجرد؟
عند بدء عمل تجاري ، مهما كانت طبيعته ، من المهم دائمًا أن يكون لديك سجل جرد ، لأنه يسمح لك بمعرفة الكمية الدقيقة لمنتج معين في أي وقت تريد أن تعرفه. الآن ، لتطوير مخزون في Excel ، من الضروري معرفة الأجزاء التي يجب حملها:
مفتاح المنتج
إنه بشكل عام تعبير أبجدي رقمي يشير إلى منتج أو خدمة أو سلعة معينة. هي الهوية التي سيحتويها المنتج المذكور في سجل الجرد ويجب أن يكون رمزه فريدًا.
اسم المنتج
كما هو موضح ، هو الاسم أو التعريف الحقيقي للمنتج ، أي بافتراض أن لديك شركة تبيع منتجات استهلاكية وتريد إدخال “أرز” و “بيض” و “دقيق القمح” ، من بين أمور أخرى.
وصف عام
يطور هذا العنصر شرحًا للمنتج ، أي شكل العرض والوزن والحجم وطبيعة المنتج ، من بين الجوانب الأخرى ذات الصلة التي يمكنك إظهارها في المخزون.
مخزون التمهيدي
هذا هو المبلغ الأولي الذي يتم إدخاله لكل عنصر أو منتج أو سلعة أو خدمة يتم جردها ، أي أن هذا المبلغ لا يعتبر بدائل ، بل الحالة الأصلية أو الرقم الأولي لكل منتج بدأت به العمل.
مدخلات المنتج
إدخال المنتج هو الرقم المرتبط بالبدائل التي تجريها لكل منتج ضمن مخزونك ، أي الكمية التي اشتريتها من منتج حالي أو مستنفد تريد استبداله في مخزونك.
إخراج المنتج أو المبيعات
عندما يكون لديك عمل تجاري وهناك مخرجات للمنتجات من مخزونك ، فإنها ترتبط عمومًا بمبيعات هذا العنصر أو المنتج ، وبالتالي يتم طرحها من كمية المنتج في مخزونك.
المجموع المتبقي بعد دخول المنتجات وبيعها
يُعرف هذا المفهوم باسم مخزون المنتج ، والذي ينتج عن الاختلاف بين مدخلات ومخرجات المنتجات من المستودع الخاص بك ، ويطلق على الرصيد أو النتيجة النهائية اسم المخزون .
ما هي المعايير التي يجب تضمينها في جداول مدخلات ومخرجات المنتج؟
لقد قمنا بتسمية الجوانب أو العناصر الرئيسية للمخزون ، الآن ، وفقًا لاحتياجاتك ، يجب عليك تحديد أي من جميع العناصر التي ستكمل مخطط مراقبة المخزون الخاص بك. لإنشاء جداول مدخلات ومخرجات المنتجات من المستودع الخاص بك ، يمكنك الحصول على العناصر التالية:
معلومات الفاتورة
من الضروري ربط أي عنصر أو منتج بالمعلومات أو رقم الفاتورة ، حيث سيكون لديك حق الوصول في أي وقت لتحديد الطلب الذي يتم بموجبه إدخال سلعة معينة أو تركها. للقيام بذلك ، يجب عليك تنظيم فواتيرك إلكترونيًا ويمكنك ربطها بالمخزون الخاص بك.
مفتاح المنتج
كما أشرنا سابقًا ، يعد مفتاح المنتج ضروريًا لتحديد السلعة أو الخدمة أو العنصر أو المنتج داخل نظام المخزون الخاص بك ، تذكر أنه بشكل عام تعبير أبجدي رقمي.
مواعيد دخول أو خروج المنتج
على الرغم من أهمية العناصر السابقة . فإن تواريخ الدخول أو الخروج من المنتجات ضرورية في مراقبة المخزون ، لأنها لا تسمح لك فقط بمعرفة وقت استلام البضائع أو إرسالها بالضبط ، ولكنها مرتبطة أيضًا بمراقبة المشتريات والمبيعات من المنتجات والوضع المالي لشركتك.
كمية المدخلات أو البيع للمنتج
لتحديد المخزون أو الكمية الإجمالية للمنتجات الموجودة في المستودع . من المهم أن تضع في ورقة التحكم هذه كميات إدخال أو بيع منتج معين . تذكر أن الفرق هو الذي ينتج عنه إجمالي المنتج الحالي.
كيف يتم تكوين جداول وأوراق المستند بشكل صحيح؟
تكوين الجداول والأوراق التي يحتوي عليها المستند . على الرغم من أنه مهم جدًا لمراقبة المخزون ، إلا أنه من الصحيح أيضًا أنه سيعتمد على احتياجاتك. لذلك في هذا المنشور سوف نعرض لك تكوين جدول المخزون الأساسي ، والذي يمكنك استخدامه كدليل لتطوير الجدول الذي تحتاجه:
- الخطوة الأولى هي فتح واجهة Excel.
- أنشئ مستندًا جديدًا وتابع حفظه بالاسم الذي تفضله . في هذه الحالة سنضع “Example_Inventario.xlsx”.
- تذكر أنه يمكنك إنشاء العديد من الأوراق كما تريد ، في هذا المثال سنستخدم ورقة واحدة.
- تابع لإنشاء رأس المستند . لهذا استخدم التنسيق الذي تفضله . على سبيل المثال ، سنستخدم بيانات من شركة غير موجودة.
- قم بتخصيص الخلايا المقابلة لوضع البيانات المالية للشركة.
- ضع البيانات من جدول المخزون في خلية أو حقل فارغ وفي نفس الصف . أي “مفتاح المنتج” أو “اسم المنتج” أو “الوصف العام” أو “أول مخزون” أو “إدخالات المنتج” أو “الإخراج أو مبيعات المنتج “و” إجمالي أو مخزون “.
- بعد ذلك ، سيتعين عليك تنفيذ جزء “التحكم في إدخال المنتج” ، ولهذا يجب عليك ملء الحقول في نفس الصف الذي استخدمته في عنصر التحكم العام . بالمعلومات التالية ، “معلومات الفاتورة” ، “مفتاح المنتج” ، “تاريخ إدخال المنتج” ، “كمية إدخال المنتج”.
- لإنشاء جزء “التحكم في إصدار المنتج” . اتبع نفس الخطوات كما في النقطة السابقة ، ولكن مع معلومات إصدار المنتج.
- تابع لملء المعلومات الخاصة بك في الجداول وسيكون لديك مراقبة المخزون الخاص بك.
هل هناك طريقة لإدخال المخزون بشكل أسرع؟
أنت الآن تعرف عملية إنشاء جدول مراقبة المخزون الخاص بك . ومع ذلك ، حتى هذه النقطة ، فأنت بالتأكيد تعتقد أنه سيتعين عليك ملء الجدول يدويًا. حسنًا ، سيعتمد هذا على مهارات البرمجة الخاصة بك ، حيث يمكنك إنشاء ماكرو باستخدام VBA لملء معلومات المخزون بكفاءة.
كيف يمكن تحقيق أتمتة مجاميع الجداول؟
كما تعلم بالفعل ، للحصول على إجمالي جداول المخزون . يجب عليك طرح الكميات الموجودة في حقلي الإدخال والإخراج للمنتجات ، لذلك يمكنك الحصول على صيغ لطرح كميات من المنتجات في Excel ، وبهذه الطريقة الحصول على المخزون أو الكمية الإجمالية لكل منتج.
بشكل عام ، يعد الحصول على سجل جرد مفيدًا للغاية لأي شركة ، وإذا أضفت إلى ذلك ، فإنك تنشئ سجلك في Microsoft Excel . فستوفر المال وتحصل على معلومات موثوقة. نأمل أن تكون هذه المعلومات مفيدة لك وندعوك لمواصلة قراءتك في مواضيع أخرى على موقعنا.