يعد Access أداة جزءًا من مجموعة Microsoft Office Office لأنظمة تشغيل Windows. يمكنك استخدامه في إصدار سطح المكتب وفي إصدار Microsoft Office عبر الإنترنت.
من بين الاستخدامات العديدة لبرنامج Access، سنشرح اليوم كيفية إنشاء أو إنشاء قوائم الجرد والفواتير في Access . بحيث يمكنك البدء في استخدامه في شركتك أو في عملك للحصول على قدر أكبر من التحكم والأمان على المعلومات.
كيفية إنشاء أو إنشاء قوائم الجرد والفواتير في Access
هذه العملية ليست معقدة كما تبدو. ما يجب أن يكون في متناول يدك هو الرسوم البيانية للبيانات التي تتم إدارتها داخل الشركة التي تم إنشاء نظام المخزون والفواتير المذكور من أجلها. حسنًا، تنقسم العملية إلى عمليات فرعية لمتابعة هذه الخطوات.
إنشاء قاعدة البيانات
أولا وقبل كل شيء، يجب علينا إنشاء قاعدة البيانات. وهذا مشابه لما يتم في متجر الموسيقى والطعام والملابس والأحذية وغيرها. ويجب اتباع نفس الخطوات تقريبا. وسنجد الفرق عند الإشارة إلى الجداول والبيانات التي سيحتوي عليها كل جدول من تلك الجداول.
لمعرفة البيانات التي سيتم العمل بها داخل النظام لا بد من عمل مخطط العلاقة بين الكيانات . حيث نقدم جميع البيانات التي يجب أن تحتويها قاعدة البيانات الخاصة بنا وننفذ عمليات التطبيع المعنية. وبالتالي، من خلال ربطها، يمكننا ضمان عدم العثور على بيانات متكررة وتطبيع قاعدة البيانات.
تصميم نظام المخزون والفواتير
ولهذا يجب أن نأخذ بعين الاعتبار العديد من العوامل التي تتدخل في العملية داخل الشركة. بهذه الطريقة، يمكن تحديد الجهات الفاعلة التي ستتفاعل مع النظام وفقًا لدورها. وفي المقابل، تتيح لك هذه الخطوة معرفة أذونات الوصول التي سيحصل عليها هؤلاء الأشخاص . بهذه الطريقة، سيطلب Access الوصول إلى المستخدم، ووفقًا للمستوى، ستكون هناك طرق يمكنهم من خلالها التفاعل مع النظام المذكور.
تطوير الواجهة مع Access
ما يميز Access هو تعدد استخداماته في تنفيذ واجهة مستخدم رسومية ، وفي نفس الوقت يمكنه تطوير التفاعلات التي ستحتوي البيانات على مدخلات ومخرجات في قاعدة البيانات. وبالتالي، يجب علينا تحديد كل من وجهات النظر التي سيحظى بها النظام والطريقة التي سيتعامل بها كل منها مع البيانات من أجل إجراء اتصالات مع قاعدة البيانات.
عادة ما يكون هذا الجزء واحدًا من أطول الأجزاء وأكثرها تعقيدًا نظرًا لمستوى العمل العالي المطلوب للحصول على الأداء الصحيح للنظام. الشيء الذي يجب أن نأخذه في الاعتبار خلال هذه العملية هو تحديد جميع وظائف نظام المخزون من البداية ، من أجل تحديد الهدف.
تذكر أن تضيف من بين الخيارات إمكانية إنشاء نسخة احتياطية لقاعدة البيانات في Access . بهذه الطريقة يمكنك التأكد من عدم فقدان بياناتك.
إنشاء الفواتير وإعداد التقارير
تتضمن هذه الخطوة المنتج الملموس الذي نريد الحصول عليه، أما بالنسبة للفاتورة، فباستخدام برنامج Word يمكننا الوصول إلى المعلومات الموجودة في قاعدة بيانات Access الخاصة بنا وإنشاء تنسيق الفاتورة التي نحتاجها. ومع ذلك، يمكننا أيضًا إنشاء التقارير في Access مباشرة.
بالطبع، يجب أن نتذكر أن الفواتير يتم إصدارها وفقًا للوائح التي تحكم كل دولة. لذلك، يجب أن تأخذها في الاعتبار عند تحديد التنسيق.
وفي حالة التقارير، فهذا يعتمد على احتياجاتك. حسنًا، يمكنك الحصول على تقارير عن المبيعات والعملاء والمنتجات الموجودة في المخزون والمزيد. يمكنك استخدام كافة البيانات المطلوبة.