خطوات تشفير مستند Word أو Excel
يعد الحفاظ على الأمان عند تصفح الإنترنت أو استخدام أي تطبيق أمرًا في غاية الأهمية. لذلك ، من الضروري منع أي متطفل من قراءة المعلومات الشخصية من أي ملف لدينا على الكمبيوتر أو الهاتف المحمول. سنشرح في هذه المقالة كيفية تشفير مستندات Word و Excel ولماذا يمكن أن يكون أمرًا مهمًا. هناك طرق مختلفة لهذا. سنقدم أيضًا نصائح عامة لحماية أي نوع من الملفات.
كيفية تشفير المستندات
سيكون لدينا خيار تشفير مستندات Word و Excel مباشرة من تطبيق Microsoft. لديهم وظيفة مدمجة تسمح لك بإضافة كلمة مرور وحمايتها من الدخلاء المحتملين. ومع ذلك ، سنتمكن أيضًا من استخدام أدوات مختلفة تابعة لجهات خارجية لحمايتها.
ضع كلمة مرور في ملف Word
يمكنك وضع كلمة مرور لمنع أي شخص من إدخال ملف Word بسهولة. لا تحتاج إلى تثبيت أي شيء إضافي ، لأن برنامج Microsoft الخاص به وظيفة متكاملة لذلك. عليك فقط اتباع الخطوات التالية لتتمكن من تعيين كلمة مرور:
- بادئ ذي بدء ، تحتاج إلى فتح الملف الذي تريد تشفيره
- ثم انقر فوق ملف ، وانتقل إلى مستند المعلومات والحماية
- هناك عليك أن تعطي تشفير بكلمة مرور . يجب أن نضع المفتاح مرتين وسيتم تسجيله
بمجرد إدخال كلمة المرور ، يمكنك عكس الموقف في أي وقت . عليك فقط اتباع الخطوات المذكورة أعلاه ، ولكن هذه المرة احذف كلمة المرور. انقر فوق “موافق” وسيتم فتح هذا الملف مرة أخرى لأي شخص لاستخدامه بدون أي كلمة مرور.
بالإضافة إلى ذلك ، كخيار بديل ، يمكننا جعل هذا الملف للقراءة فقط أو تقييد التحرير أو يمكن لبعض المستخدمين فقط التحكم فيه وفتحه أو استخدامه.
تشفير مستند Excel باستخدام مفتاح
تتشابه عملية وضع كلمة مرور على ملف Microsoft Excel . لن نضطر إلى تثبيت أي شيء إضافي أيضًا ، لأنه يجلب الوظيفة المدمجة. سيتعين علينا فقط اتباع سلسلة من الخطوات وسنضع رمز وصول سريعًا إلى هذا المستند:
- بادئ ذي بدء ، يجب عليك مرة أخرى فتح المستند ، انتقل إلى ملف وانقر فوق معلومات
- ثم في الأذونات ، حماية المصنف والتشفير بكلمة مرور
- بمجرد الوصول إلى هناك ، سيتعين علينا وضع المفتاح مرتين. من هناك ، سيكون الملف محميًا بكلمة مرور
يمكنك أيضًا عكس الموقف وإزالة كلمة المرور. للقيام بذلك ، سيتعين عليك فقط تنفيذ نفس الخطوات المذكورة أعلاه ، ولكن هذه المرة قم بإزالة المفتاح وحفظه. من تلك اللحظة فصاعدًا ، سيتم فتحه وسنتمكن من الوصول إلى مستند Excel دون الحاجة إلى إدخال كلمة مرور.
Vيراكربت
خيار بديل هو تثبيت برامج مثل Vيراكربت. إنه تطبيق مجاني تمامًا يمكننا تنزيله من موقعه على الويب . إنه متاح لإصدارات مختلفة من Windows ويسمح لنا بتشفير محركات الأقراص الثابتة أو أي ذاكرة فعلية ، ولكن أيضًا مجلد أو ملف معين لدينا على جهاز الكمبيوتر الخاص بنا.
أول شيء يتعين علينا القيام به هو تثبيت التطبيق . إنها عملية بسيطة وسريعة. في وقت لاحق ، بمجرد تثبيته ، ما يتعين علينا القيام به هو فتح البرنامج. هناك سيتعين عليك الانتقال إلى مسار الملف المحدد وتحديده ووضع كلمة مرور عليه.
من تلك اللحظة ، سيكون لملف Word أو Excel هذا المفتاح الذي قمت بتعيينه له. لن يتمكن أي شخص من الدخول دون معرفة كلمة المرور ولن يتمكن من قراءتها أو تعديلها أو ما إلى ذلك.
تشفير AES
برنامج آخر شائع جدًا وسهل الاستخدام هو AES Crypt. كما يسمح لنا أيضًا بتشفير الملفات الفردية بكلمة مرور ، مثل Word أو Excel. إنه برنامج مجاني ومفتوح المصدر يمكننا تنزيله من موقعه على الويب . هناك سوف تجد الإصدارات المختلفة.
في هذه الحالة يكون استخدامه بسيطًا جدًا. بمجرد تنزيله وتثبيته ، ستتمكن من تشفير أي مستند. ما عليك سوى النقر فوق زر الماوس الثاني والبحث عن خيار AES Crypt. في حالة نظام التشغيل Windows 11 ، سيتعين عليك النقر مسبقًا على إظهار المزيد من الخيارات.
في تلك اللحظة ، عندما تنقر على AES Crypt ، ستظهر نافذة لوضع كلمة المرور التي تريدها لملف Word أو Excel وتكون قادرة على تشفيرها. إنها عملية سريعة وبسيطة.
لماذا من المهم استخدام كلمة مرور جيدة؟
قد تتساءل عن سبب ضرورة وضع كلمة مرور في ملف Word أو Excel. من المثير للاهتمام عدم فقد مهمة تم إنجازها وأن يتمكن أي شخص لديه وصول فعلي إلى الكمبيوتر من رؤيتها أو تحريرها أو حذفها. سنحافظ على الخصوصية آمنة ، وبالتالي نتجنب المشاكل.
ولكن من المهم أيضًا إذا كنت ستحفظ ملفات من هذا النوع على محرك أقراص USB ، على سبيل المثال. في حالة ضياع محرك الأقراص المحمول هذا أو سرقته ، إذا تم تشفير المستندات بكلمة مرور ، فلن يتمكنوا من الوصول إلى المحتوى. إنه مثالي لتخزين المعلومات التي قد تكون سرية.
لذلك ، يعد استخدام مفتاح لحماية المستندات من هذا النوع بديلاً يمكن أن يكون مفيدًا. هناك خيارات مختلفة ، كما رأيت. يمكنك استخدام برامج Word و Excel مباشرة ، وكذلك استخدام تطبيقات الطرف الثالث الأخرى مثل AES Crypt أو VeraCrypt ، وهي مجانية.
نصائح لحماية الملفات
ولكن بخلاف وضع كلمة مرور على المستندات أم لا ، فمن الملائم مراعاة بعض النصائح لتكون أكثر حماية. الهدف هو تقليل مخاطر قيام متطفل بسرقة المعلومات أو تعرض البيانات على الشبكة بسبب الإهمال.
حافظ على كل شيء محدثًا
النقطة المثيرة للاهتمام هي تحديث كل شيء دائمًا . يجب أن يكون لديك أحدث إصدارات Windows ، بالإضافة إلى أي برامج تستخدمها. ينطبق هذا أيضًا على Microsoft Office. من المهم تصحيح أي ثغرة قد تكون موجودة والتي يتم استغلالها من قبل مجرمي الإنترنت.
في حالة Windows ، لتحديثه ، يجب عليك الانتقال إلى Start (ابدأ) ، وإدخال Settings (الإعدادات) والانتقال إلى Windows Update. هناك سترى التحديثات المحتملة التي قد تكون موجودة وبهذه الطريقة قم بتثبيتها تلقائيًا من أجل تصحيح أي ثغرة قد تظهر.
استخدم برنامج الأمان
من المهم أيضًا أن يكون لديك دائمًا برنامج مكافحة فيروسات جيد مثبت. وهو ما سيسمح باكتشاف التهديدات والقضاء عليها قبل أن تعرض Word أو Excel أو أي ملف آخر للخطر. إنه شيء يجب أن نطبقه في أي نظام تشغيل ونوع الجهاز.
مثال على ذلك هو Windows Defender ، وهو مضاد فيروسات يعمل جيدًا على أنظمة Microsoft. ولكن هناك أيضًا العديد من البرامج الأخرى ، المجانية والمدفوعة. على سبيل المثال ، يمكنك تجربة Avast أو Bitdefender ، والتي تحظى أيضًا بشعبية كبيرة.
قم بتثبيت البرنامج الرسمي فقط
بالطبع ، الشيء الأساسي لعدم تعريض الأنظمة وأي ملفات لدينا للخطر هو التثبيت فقط من المصادر الرسمية . سيساعد هذا في تقليل مشاكل الأمان المحتملة التي يمكن أن تسبب تطبيقات قد تكون خطيرة أو تحتوي على فيروسات.
عندما نقوم بتثبيت برنامج من موقع جهة خارجية ، فإننا لا نعرف حقًا ما إذا كان من الممكن إنشاؤه بشكل ضار. قد لا يكون هدف المهاجمين سوى إصابة النظام من خلال هذا النوع من البرامج.
لا نخطئ
من ناحية أخرى ، فإن النقطة الأساسية هي الفطرة السليمة وعدم ارتكاب الأخطاء. على سبيل المثال ، لا يتعين علينا فتح الملفات المرفقة التي تأتي إلينا عبر البريد الإلكتروني والتي يمكن أن تكون مشكلة. لا تقم أيضًا بتثبيت المكونات الإضافية أو التطبيقات دون معرفة مصدرها حقًا.
ضع في اعتبارك أن معظم الهجمات ستتطلب تفاعل الضحية. سيحتاجون منا إلى النقر فوق ارتباط أو تثبيت شيء ما لتنفيذ التهديد دون أن يلاحظنا ذلك.
باختصار ، كما رأيت ، من الممكن تشفير مستند Word أو Excel بكلمة مرور. هناك خيارات مختلفة ، سواء من التطبيق نفسه أو باستخدام برنامج بديل. ومع ذلك ، يجب دائمًا تجنب المشاكل والحفاظ على الأمن في جميع الأوقات.
