الجرد هو إدراج ووصف جميع الأصول في الشركة، بغرض تسويق المنتجات. مراقبة المخزون لها فوائدها ومزاياها وعيوبها ؛ ولكن لكي تكون فعالة يجب علينا أن نحدد سياساتها وإجراءاتها.
ويشير أيضًا إلى المواد الخام الموجودة في المخزون لإنشاء منتجات جديدة أو وسيطة أو في طور التصنيع؛ والتي سيتم بيعها للمستخدمين خلال فترة زمنية تحددها الشركة المذكورة.
ولكن بعد ذلك، ما هي الطريقة التي يجب استخدامها للحفاظ على المخزون؟ . أول شيء هو التحكم في خروج ودخول الأصناف الموجودة في المستودع؛ من الضروري إنشاء سجل بشكل منهجي لتحقيق النجاح.
هذا هو المكان الذي يأتي فيه مراقبة المخزون . أي احتفظ بقائمة بأنواع العناصر التي تخرج أكثر من غيرها، أو تلك التي تظل راكدة ويجب تعبئتها. اعتمادًا على الحالة، يمكننا إدارة المخزون باستخدام طريقة FIFO أو UEPS.
ما هي النقاط التي يجب مراعاتها لمراقبة المخزون؟
يجب مراعاة بعض الجوانب مثل ترتيب المخزون مثلا حسب النطاقات حسب المبيعات، كما يجب تحديد الكمية هل هي الحد الأدنى أو الحد الأقصى لكمية المنتج التي تمتلكها الشركة، للبيع ومنع أي زيادة في الطلب على المبيعات.
وبالمثل، من المهم تحديد وتيرة تنفيذ الجرد. أي ما إذا كان سيتم تنفيذه على أساس يومي أو جرد دائم. والذي على الرغم من أنه يتم باستخدام البرامج، إلا أن الجرد المادي ضروري أيضًا التحقق بسرعة من فقدان أي بضائع. أو إذا كان كل أسبوع أو شهر يسمى الجرد الدوري.
ما هي المتغيرات التي يجب مراعاتها عند تصميم سياسة المخزون؟
هناك العديد من المتغيرات التي يجب أخذها في الاعتبار للحصول على تخطيطنا. على سبيل المثال التكاليف المتضمنة، وموقع المستودع والموظفين الذين يعملون في هذا المجال. وكذلك أولئك المسؤولين عن الشراء وما تعنيه العناصر القابلة للتلف، بعد انتهاء الصلاحية لا يمكن بيعها.
جودة الخدمة ، أي مدى وفاء الشركة بالخدمة التي قدمتها للعملاء. وكذلك وجهة نظر هؤلاء العملاء فيما يتعلق بما يمكن أن يتوقعوه من الشركة.
هناك متغير آخر يجب مراعاته وهو الوقت الذي يستغرقه تجديد المنتجات حتى تكون متاحة مرة أخرى، والذي يعتمد على المخزون ووقت الشراء والمدة التي يستغرقها الموزع للشحن. بالإضافة إلى المدة التي يستغرقها وصول وسيلة النقل ودمجها أخيرًا في النظام.
أيضًا الحالة الطبيعية للمنتج. أي حدوده من حيث الإصلاح، وما إذا كانت تدوم لفترة قصيرة وما إذا كان يمكن استهلاكها: ضع في الاعتبار أيضًا الطلب على السلعة لتقديم طلبات مستقبلية.
يجب أن نعرف القيود المفروضة على الموزع. أي الشروط الموضوعة قبل الطلب. وأخيرا، ينصح بمعرفة الفرق بين المخزون المطلق وصافي المخزون ، لتجنب الخسائر المحتملة في محاسبة الشركة.
سياسات وإجراءات مراقبة المخزون في الشركة
- تتضمن سياسة تقييم المخزون ثلاث طرق، FIFO. والتي تنص على أن المخزون الذي تم إدخاله لأول مرة يجب أن يغادر، ثم LIFO وهو مخالف لـ FIFO، والمتوسط المرجح حيث يتم حساب تكاليف كل عملية شراء جديدة.
- الاحتفاظ بمحاسبة المخزون. أي تحديثها، والتي يمكن أن تكون دورية، مرة واحدة في الشهر، أو بعد ثلاثة أشهر، أو سنويًا؛ بينما الدائم في كل عملية شراء أو بيع.
- ويجب أيضًا إجراء حساب الجرد المادي. والأكثر شيوعًا هو حصر مجموعة من البضائع يوميًا أو أسبوعيًا، مما يمنع الاحتيال أو السرقة في المستقبل.
يمكننا أن نستنتج بعد ذلك أن مراقبة مخزون الشركة تتطلب مراعاة جوانب ومتغيرات معينة. مما يسهل هذا الإجراء؛ دون إضاعة الوقت غير الضروري.