يعتبر السكرتير بشكل عام لديه نفس واجبات السكرتير التنفيذي وهذا غير صحيح. ولهذا ندعوك لقراءة هذا المقال الذي ستتعرف من خلاله: ما هي الوظائف والاختلافات بين “السكرتير” و”السكرتير التنفيذي”؟
الملف الشخصي لمهنة “السكرتير”.
في المجال الإداري السكرتير هو الشخص الذي يجمع مجموعة من الصفات مثل القدرة على حل المشكلات ، ويجب أن يتمتع بمستوى عالٍ من التعاطف، وتنظيم جدول أعمال رئيسه، والقدرة على الإدارة الذاتية، والتنظيم اللوجستي. ، ومهارات الإملاء والكتابة الصحيحة، وكذلك معرفة الأدوات المكتبية.
الملف الشخصي لمهنة “السكرتير التنفيذي”
ومن جانبه يجمع “السكرتير التنفيذي” في ملفه الشخصي بعض الصفات المتعلقة باستقبال ومعالجة وإرسال المراسلات بموجب التعليمات الصادرة عن الإدارة. وبالمثل، يجب عليك إدارة جدول الأعمال وحضور الزوار وتحديد المواعيد.
ما هي المهام والاختلافات بين “السكرتير” و”السكرتير التنفيذي”؟
لمعرفة الوظائف والاختلافات بين “السكرتير” و”السكرتير التنفيذي” بالتفصيل، من الضروري فهم ما يتكون منه كل دور وكيفية نشر عمل كل منهما في مكان العمل.
كلمة “سكرتير” ومعناها
يأتي مصطلح “سكرتير” من الكلمة اللاتينية “secretarĭus” وله عدة معانٍ. وفي مجال الإدارة يشير هذا المصطلح إلى الشخص المسؤول عن كتابة وتلقي المراسلات من رئيسه وتنظيم المستندات المكتبية وإرفاق ملفات الأحداث وحفظ جدول أعمال رئيسه.
ما هي وظائف السكرتير؟
من بين وظائف السكرتير إدارة المعلومات السرية للشركة ، وإدارة جدول الأعمال، وخدمة العملاء، والاتصالات الهاتفية، وتنظيم مكالمات الفيديو أو الاجتماعات، والوثائق وغيرها من المهام.
وبهذا المعنى، يكون السكرتير أو السكرتير مسؤولاً عن التعامل مع جميع المهام الإدارية للمكتب. بالإضافة إلى ذلك، فإنهم يتلاعبون بالأمور التي تهم فقط كبار الأشخاص في الشركة، سواء كانوا رؤساء أو مديرين أو مديرين وغيرهم.
ما هي مهام السكرتير التنفيذي؟
ومن جانبه يعتبر السكرتير التنفيذي اليد اليمنى لأي مسؤول تنفيذي. يقدم السكرتير التنفيذي الدعم المباشر من خلال إدارة جداول الأعمال وإرسال البريد الشخصي وإدارة الأنشطة والوثائق والإجراءات الإدارية الأخرى.
هؤلاء الأشخاص لديهم تدريب احترافي، وبالتالي يمكنهم تقديم المشورة والتوجيه على المستوى المهني. في كثير من الأحيان، يمكن للسكرتير التنفيذي تمثيل السلطة التنفيذية تجاه الشركات الأخرى وتنسيق الأنشطة العامة كلما كان ذلك ضروريا. لذلك، هم نقطة الاتصال الأولى بين المدير التنفيذي والعملاء.
الاختلافات بين السكرتير والسكرتير التنفيذي
بشكل عام، تتمثل وظيفة السكرتير في تقديم الدعم الإداري، في حين أن السكرتير التنفيذي، بالإضافة إلى القيام بهذه الوظيفة نفسها، لديه مسؤوليات أخرى أعلى مستوى. وهناك جوانب أخرى متباينة نذكرها أدناه.
المستوى التعليمي
التعليم بين السكرتير والسكرتير التنفيذي متنوع. على الرغم من أن بعض السكرتيرات لديهن دراسات جامعية، إلا أن هذا ليس شرطًا إلزاميًا. ومع ذلك، تتطلب الشركات درجة البكالوريوس للتأهل لمنصب السكرتير التنفيذي.
الرواتب
راتب السكرتير أقل من راتب السكرتير التنفيذي وهذا الجانب هو انعكاس للاختلافات بين المسؤوليات والإعداد الأكاديمي لكل مهنة.
القدرات
على الرغم من أن المهارات الأساسية للسكرتير والسكرتير التنفيذي عادة ما تكون هي نفسها، إلا أن السكرتير التنفيذي يجب أن يتمتع بصفات أخرى مثل الدبلوماسية، والقدرة على حل أي مشكلة بشكل مستقل، وحسن التقدير.
السلطة
قد يكون للسكرتير التنفيذي، بالإضافة إلى تقديم التقارير إلى رئيسه، سلطة على الموظفين الآخرين على المستوى الإداري لتلقي التقارير، في حين يفتقر السكرتير إلى مسؤولية الإشراف على الأعضاء الآخرين.