إن التحقق من تدقيق عمليات الشراء ليس بالأمر الصعب، طالما بقي المدققون ضمن معايير هذه العمليات. ويجب أن يؤخذ في الاعتبار أن هذا التدقيق يؤدي إلى فعالية تشغيلية عالية وكفاءة من حيث التكلفة.
يعتمد التحقق على قائمة ذات أهمية في معايير الجودة ISO 9000 والتي تشير إلى خفض التكاليف ومنع المخاطر. تحسين مهام كل شركة .
خطوات إجراء التحقق في عمليات الشراء بالقائمة
أول شيء يجب عليك فعله قبل التفكير في إنشاء قائمة مرجعية هو تحديد المعايير أو اللوائح أو المعايير أو أدلة المعايير والإجراءات التي يجب استيفاؤها من أجل الحكم على ما إذا كانت العملية قد تمت بشكل جيد أم لا .
بعد ذلك، ستفتح مستند Excel يحتوي على 4 أعمدة على الأقل. في العمود الأول، ستشير إلى الجزء من العملية الذي تقوم بمراجعته، وفي العمود الثاني، ستشير إلى اللوائح التي تنظم ذلك الجزء من العملية التي تقوم بمراجعتها.
في العمود الثالث، ستضع قائمة تحقق. حيث ستدخل ما إذا كانت العملية التي تراجعها تتوافق مع اللوائح أم لا. الآن، لكي تقرر ما إذا كانت العملية تتوافق مع اللوائح أم لا، يجب أن يكون لديك دليل على أنها جيدة بالفعل أم لا.
وأخيرًا، في العمود الرابع ستضع قسم التعليقات الإضافية. ستكشف فيه الموقع الدقيق للأدلة أو السجل الذي يوضح عدم المطابقة للمعيار الذي وجدته.
بمجرد الانتهاء من عملية المراجعة، قم بإعداد تقرير يوضح العيوب الموجودة في التحقق المذكور. والذي يتضمن ملاحظات تفصيلية عن الأخطاء والمقترحات والخطوات الواجب اتباعها لتصحيحها. راقب بانتظام أن الإجراءات الواردة في التحقق المذكور يتم تنفيذها بالكامل بشكل مرض.
وضع برنامج للعاملين في عمليات الاستحواذ الذين يجب أن يعرفوا الأنظمة ويعرفوا كيفية تطبيقها. من خلال إجراءات مثل هذه، سوف تساعد في تقليل الأخطاء والانحرافات أثناء العملية.
القائمة المرجعية: ما الذي يجب أن تتضمنه؟
ويجب أن تتضمن قائمة المراجعة بيانات الوحدة الإدارية وعدد الموظفين وعينة سجلات العمليات التي تم تنفيذها وبيانات فريق المراجعة والهدف من المراجعة.
نقطة أخرى مهمة هي أن موظفي المشتريات يعرفون أهمية قسم المشتريات والإمدادات في الشركة وأن الالتزام بقواعد الشركة وسياساتها يعود بالنفع على الجميع.
يجب أن تعرض الإجراءات التصحيحية الأخطاء أو المشكلات المحتملة وكيفية منعها وكيفية حلها . ويجب أن تظهر النتائج المنتج النهائي للتحقق لتحديد الثابت اليومي والمرجع المستقبلي للاتفاقيات المبرمة.
يجب أن يكون الموردون مسجلين ويخضعون لقواعد الشراء والبيع المنصوص عليها في القانون. ويجب أن يكون لديهم تراخيص لتصنيع المنتجات التي يروجونها للشركات.
ويمكن وضع وذكر المخاطر التي ينبغي تجنبها أثناء عملية الشراء. وكذلك جودة المنتجات، والعروض الترويجية، والوقت المحدد عند استلام المشتريات. من بين أمور أخرى.
التأكد من أن عمليات التحقق من الشراء ليست عرضة للخطر أو مزورة. لأن ذلك من شأنه أن يخفف من النتائج النهائية. وهذا من شأنه أن يؤثر بشكل كبير على المنتجات التي اشترتها الجهات التي طلبت الشراء المذكور.
مثال لعمل قائمة مرجعية
يجب على المدققين النظر في المعلمات التي سيتم تنفيذها . وتلقي طلبات الخدمة، والترويج للمنتجات المقدمة، والفترات الزمنية من الطلب إلى التسليم. ويجب عليهم مراعاة المسافة من الشركة التي توفر المنتج إلى المكان الذي يتم طلبه فيه.
التحقق مما إذا كانت المنتجات المعروضة وتلك المستلمة هي نفسها. وأنها تتوافق مع المتطلبات الواردة في الاتفاقيات المكتوبة. في إشارة إلى الترويج لشراء الكتالوجات.
للتأكد من التدقيق في عملية الشراء يجب مراجعته في نظام إدارة الجودة . ولذلك، يقترح تأكيد التشريعات الحالية لعمليات التدقيق. ستوفر هذه اللوائح الأساس للتحقق المنهجي والكامل.