رسائل العمل هي رسائل ترسلها الشركات إلى العميل أو المورد أو الكيان لمعالجة مشكلات العمل. وتمثل هذه الأسلحة سلاحًا مهمًا يمكن من خلاله لرواد الأعمال تقديم المنتجات والخدمات ، بالإضافة إلى اقتراح المشاريع التجارية.
تستخدم هذه الأنواع من الاتصالات لغة صحيحة وتقليدية لإقناع المرسل باتخاذ إجراء معين. بالإضافة إلى ذلك، هناك أنواع مختلفة من الرسائل التجارية حسب نوع النشاط: شراء وبيع، شكوى، عروض، طلب معلومات، إعلان.
ما هي فوائد الرسائل التجارية؟
تسمح لك الرسائل التجارية بمعالجة القضايا التجارية وهي مفيدة جدًا في الشركات وفيما يلي نعرض لك الفوائد:
- تقديم العرض التجاري للشركة.
- طلب المعلومات من العملاء أو الموردين.
- تقديم الشكر أو الشكاوى أو المطالبات.
- إبلاغ عن العروض الترويجية أو المنتجات الجديدة .
- تنظيم الاجتماعات أو الأحداث التجارية.
- اقتراح تحالفات تجارية أو تطوير مشاريع جديدة.
- إرسال إيصالات الدفع والفواتير.
- تقديم إجابات للأسئلة التي يطرحها العملاء أو الجهات.
- إرسال القوائم مع الأسعار.
ما هي الخصائص والصفات التي يجب أن تتمتع بها رسالة العمل الفعالة؟
- يقدم معلومات كاملة : يجب أن تحتوي الرسالة على جميع العناصر التي يرغب المرسل في إرسالها والتي تسمح برد إيجابي من المتلقي. وهي ضرورية: عنوان المرسل والمستلم والمراجع وتاريخ الإصدار والتحية والجسم والخاتمة. تجاهل أي عنصر يمكن أن يسبب سوء الفهم.
- الإيجاز: يجب أن يتم نقل الأفكار بجمل قصيرة وذات معنى ، حتى لا يتم طرح عدد زائد من الكلمات. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن نتجنب استخدام الكلمات والاختصارات المعقدة للغاية والتي قد تجعل الرسالة صعبة الفهم. المصطلحات البسيطة تزيد من وضوح الرسالة وتسهل تفسيرها. إذا كانت لديك شكوك حول استخدام كلمة ما، فعليك الذهاب إلى القاموس.
- الإيجاز: يجب تناول النقاط مباشرة دون الخروج عن الموضوع المركزي للرسالة. والقصد من ذلك هو أن يفهم المتلقي الرسالة في أقصر وقت ممكن، مع تجنب لمس الجوانب غير الضرورية أو الزائدة عن الحاجة. يمكن أن تكون الجمل قصيرة أو طويلة، ولكن يجب أن تكون واضحة دائمًا، مع تجنب التعبيرات التي لا صلة لها بالموضوع.
- تقسيم النص: تحتوي رسائل الأعمال بشكل عام على 3 فقرات في نصها. تتكون الفقرة الأولى من مقدمة يتم فيها التعبير عن الأفكار الرئيسية أو نوع من المعلومات الأولية المهمة. والثاني هو أساس الرسالة حيث تم توضيح الجوانب ذات الصلة وتوضيح التفاصيل. أخيرًا، في الثلث الأخير من النص، يتم إغلاق الرسالة بتكرار الطلب الذي هو موضوع الرسالة.
- النبرة: شخصية، كما لو كنت تتحدث مع المتلقي وجهاً لوجه. بالإضافة إلى ذلك، فإن استخدام التعبيرات الودية وحسن النية ضروري لخلق بيئة ودية. ومع ذلك، يجب الحفاظ على الحدود لتجنب إرسال صورة الإطراء الكاذب.
التهجئة: يجب أن تكون خالية من العيوب، مع تجنب البقع أو البقع في حالة الرسائل المكتوبة بخط اليد. يشير سوء التهجئة إلى عدم الاستعداد وقلة المعرفة باللغة، مما يخلق صورة سلبية عن المرسل.
- إذا كان المقصود من الرسالة بيع منتج أو خدمة، فيجب أن تركز على الفوائد التي تعود على المتلقي . خصائص المنتج تأخذ مقعدًا خلفيًا، والشيء المهم هو إخبار المستلم بما يكسبه من خلال شرائه.
- الجماليات: نظيفة وجذابة وأنيقة . الكتابة مهمة، ولكن يجب علينا أيضًا أن نسعى للحصول على انطباع بصري جيد من خلال عرض تقديمي لا تشوبه شائبة. يعتمد نمط النص على الكاتب، ويمكن كتابته في قالب أو باستخدام المسافة البادئة للفقرة.
- بناء الجملة: يجب أن تكون الأفكار المعبر عنها مرتبطة تمامًا حتى يكون للرسالة معنى. يعد الاستخدام الصحيح للموصلات أمرًا مهمًا لمنع إساءة فهم الرسالة.
- الجانب النفسي: يجب على الكاتب أن يكيف الرسالة مع شخصية وشخصية المتلقي . ولذلك، من المهم معرفة العملاء والموردين الذين تتعامل معهم الشركة. ومن خلال مراعاة خصائص المتلقي، فإننا نزيد من احتمالية تلقي الاستجابة.
- التصحيح: الرسالة الفعالة هي التي يتم إرسالها إلى المكان والشخص المناسب. ومن المهم بعد كتابة عنوان المستلم أن تتم مراجعته لتجنب سوء الفهم. كما يجب مراجعة الكتابة لتصحيح أي أخطاء إملائية.