إذا كنت تدير شركة أو تفكر في بدء مشروعك الخاص، فمن الضروري أن تقوم بتنظيم العمليات التي تحدث فيها. لا يجب عليك إدارة دخلك أو نفقاتك أو تسويقك فحسب، بل يجب عليك أيضًا التحكم في المخزون الذي يمنحك المعرفة الكاملة بالبضائع التي لديك.
إن وجود هذه الإدارة أمر حيوي لاستقرار وربحية أي شركة . هل تريد أن تعرف لماذا وكيف تحافظ على مراقبة جيدة للمخزون؟
ماذا تفعل مراقبة المخزون؟
يجب على كل شركة أن تعرف كمية البضائع أو المنتجات التي لديها لمزاولة نشاطها. ولكن الأمر لا يتعلق فقط بالعد، بل إن مراقبة المخزون تعكس أيضًا تاريخ شراء كل منتج، والوقت الذي كان فيه في المخزون، من بين أمور أخرى .
يتيح لك الحصول على هذه البيانات صياغة استراتيجيات مبيعات أفضل، وإعطاء الأولوية للبضائع القديمة، من بين أساليب أخرى. يجب مراقبة المخزون بشكل مستمر، من خلال عنصر تحكم يسمح لك بالحصول على نظرة عامة حول أداء شركتك.
كيفية القيام بمراقبة المخزون بكفاءة؟
الحقيقة هي أن هناك طرقًا مختلفة للاحتفاظ بالمخزون، مثل FIFO أو UEPS، من بين طرق أخرى. إن الاختيار بين أحدهما والآخر سيعتمد بشكل واضح على النشاط الذي تكرسه شركتك وأهدافها.
تحتاج أيضًا إلى التفكير في حجم شركتك إذا كانت كبيرة جدًا، فيجب عليك إسناد هذا الدور إلى أحد العاملين وحتى إلى قسم متخصص.
إذا كانت شركتك لا تزال في بداياتها وكان لديك مخزون أصغر وأكثر قابلية للإدارة، فيمكنك تعيين هذا الدور للشخص المسؤول عن إعداد التقارير المختلفة . يمكنك أيضًا القيام بذلك بنفسك باتباع هذه النصائح البسيطة:
حدد كيف ستقوم بتنظيم المساحة المادية المخصصة لوضع البضائع. قم بتسجيل دخول وخروج المنتجات من خلال نموذج التسجيل، مما سيوفر لك وقت العمل. على الرغم من أن الكتب الورقية توفر لك مزايا، فمن الأفضل الاحتفاظ بمخزونك في جدول بيانات.
ما هي المزايا التي يقدمها لك هذا التحكم؟
بادئ ذي بدء، الميزة الأساسية هي معرفة كمية البضائع التي لديك . وهذا بدوره سيسمح لك بإدارة الإنتاج بكفاءة، والذي يعتمد على تقييم ما يمكن أن يولد المزيد من “المخزون”.
ستكون قادرًا على تنسيق المجالات المختلفة للشركة؛ المشتريات والمبيعات والإنتاج والمجالات المالية والتشغيلية، مما يسمح لك بالتحكم بشكل أفضل في البضائع المحتجزة.
ستتمكن أيضًا من الحصول على إدارة مشتريات فعالة، ومن خلال إجراء تحليل للسوق، ستتمكن من تحديد البضائع التي يجب عليك تخزينها أكثر من غيرها . وأخيرًا، ستتمكن من تقليل خسائر الشركة من خلال تجنب البضائع القديمة أو التالفة أو المفقودة.
هل هناك عيوب؟
أي طريقة لمراقبة المخزون تطبقها في شركتك يمكن أن يكون لها بعض العيوب إذا لم يتم تنفيذها بشكل صحيح.
إذا كانت مراقبتك تشير فقط إلى كمية الإنتاج وليس جودته، فمن الممكن أن تتكبد خسائر إذا لم تدرك هذه التفاصيل. يمكن أن يحدث هذا خاصة في أماكن الطعام.
يمكن أن يؤدي الاحتفاظ بمخزون آلي بالكامل إلى الانفصال عن منتجك، بحيث لا تراه أو تشعر به بنفسك ولكن فقط على الشاشة.
التوصيات النهائية فيما يتعلق بمراقبة المخزون
هناك طرق مختلفة لمراقبة المخزون ومن الضروري إجراء تقييم لتحديد الطريقة الأكثر ملاءمة لشركتك.
تذكر أنه يجب عليك دائمًا إجراء العد الفعلي مرة واحدة على الأقل سنويًا ، بغض النظر عن الطريقة التي تستخدمها. يجب عليك الإشراف المستمر على مكان التخزين، وذلك لضمان المنتجات، وتجنب التدهور الذي قد يحدث بسبب الرطوبة أو أي عامل خارجي.